El conciliador es una persona debidamente capacitada, acreditada y autorizada por el Ministerio de Justicia para desempeñar la función de conciliación. Entre sus responsabilidades se encuentra la promoción de la comunicación entre las partes, la dirección del procedimiento conciliatorio con libertad de acción (siguiendo los principios conciliatorios) y la presentación de propuestas conciliatorias no vinculantes. Para ejercer como conciliador, se requiere la afiliación a un Centro de Conciliación autorizado y mantener la habilitación actualizada en el Registro de Conciliadores del MINJUS. En el caso de la conciliación en asuntos laborales o familiares, el conciliador debe contar con especialización, acreditación y autorización específicas otorgadas por el MINJUS.

Un centro de conciliación es una entidad cuyo propósito es llevar a cabo la función conciliadora de acuerdo con la ley. Puede ser establecido por personas jurídicas, ya sean de derecho público o privado sin fines de lucro, siempre y cuando el ejercicio de la función conciliadora forme parte de sus objetivos. En el caso de centros privados, su operación debe ser autorizada por el MINJUS, limitándose a locales que cumplan con las condiciones adecuadas para garantizar la calidad y aptitud del servicio conciliatorio. Los servicios de un centro de conciliación son costeados por la parte que solicita la conciliación, a menos que se acuerde lo contrario.

La audiencia de conciliación es un encuentro que involucra al conciliador, al solicitante y al invitado con el objetivo de resolver una disputa sobre un tema conciliable. Esta reunión se lleva a cabo en las instalaciones del centro de conciliación, tiene la naturaleza de ser única, aunque puede extenderse a una o varias sesiones. El plazo para llevar a cabo la audiencia puede ser de hasta 30 días calendario a partir de la fecha de la primera sesión y solo puede prolongarse mediante un acuerdo entre las partes.

El acta de conciliación es el documento que refleja la expresión de la voluntad de las partes en el proceso de conciliación extrajudicial. Debe incluir necesariamente una de las formas de conclusión del procedimiento conciliatorio indicadas en el artículo 15° de la Ley de Conciliación Extrajudicial. Los elementos que deben estar presentes en el acta se detallan en el artículo 16° de la misma ley.

Las pretensiones conciliables son todas aquellas demandas específicas o que pueden ser determinadas, relacionadas con derechos disponibles de las partes. En el ámbito familiar, son conciliables las demandas que involucran aspectos como la pensión alimenticia, el régimen de visitas, la tenencia, y otras derivadas de la relación familiar sobre las cuales las partes tienen libertad para disponer. En el ámbito contractual, se aplicará la Ley de Contrataciones del Estado. En el ámbito laboral, es necesario respetar el carácter irrenunciable de los derechos del trabajador.

La conciliación no es aplicable en casos que involucren derechos y bienes de personas incapaces, de acuerdo con los artículos 43 y 44 del Código Civil. Tampoco procede en procesos cautelares, en procesos relacionados con garantías constitucionales, en casos de nulidad, ineficacia y anulabilidad del acto jurídico, en solicitudes de herencia, en situaciones de violencia familiar, y en todas las demás pretensiones que no sean de libre disposición por las partes conciliantes.

La conciliación extrajudicial no es obligatoria en los siguientes casos:

• Procesos de ejecución: Son aquellos procesos que tienen como objetivo la realización forzosa de una obligación, como el pago de una deuda o la entrega de un bien.
• Procesos de tercería: Son aquellos procesos en los que un tercero se opone a la ejecución de una sentencia o resolución judicial.
• Prescripción adquisitiva de dominio: Es un proceso que permite al poseedor de un bien adquirir la propiedad de dicho bien por el transcurso del tiempo.
• Retracto: Es un derecho que tiene el copropietario de un bien para adquirir la parte que pertenece a otro copropietario cuando este decide venderla a un tercero.
• Convocatoria a asamblea general de socios o asociados: Proceso que tiene como objetivo impugnar la convocatoria a una asamblea general de socios o asociados.
• Indemnización por delitos, faltas y daños ambientales: Este proceso tiene como objetivo obtener una indemnización por los daños causados por un delito, una falta o un daño ambiental.
• Procesos de impugnación judicial de acuerdos de junta general de accionistas y acciones de nulidad según la Ley General de Sociedades: Son aquellos procesos que tienen como objetivo impugnar acuerdos de junta general de accionistas o acciones de nulidad de acuerdo con la Ley General de Sociedades.
• Procesos contencioso administrativos: Procesos que tienen como objetivo impugnar actos administrativos.

En todos estos casos, la conciliación es facultativa, es decir, que las partes pueden optar por conciliar o no.

Un acta de conciliación con acuerdo conciliatorio tiene la misma fuerza que una sentencia judicial. Esto significa que los derechos, deberes u obligaciones que constan en el acta son exigibles, y pueden ser ejecutados por el Poder Judicial a través del proceso de ejecución de resoluciones judiciales.

El procedimiento conciliatorio puede llegar a su fin por diversas razones, tales como: acuerdo total de las partes, acuerdo parcial de las partes, falta de acuerdo entre las partes, inasistencia de una parte a dos sesiones, inasistencia de ambas partes a una sesión, o por la decisión debidamente fundamentada del conciliador al advertir violación a los principios de la conciliación, por la retirada de alguna de las partes antes de la conclusión de la audiencia, o por la negativa a firmar el acta de conciliación.

El Centro de Conciliación Extrajudicial tiene la responsabilidad de llevar, archivar y custodiar, bajo su responsabilidad:

• a) Los Expedientes, que deben ser almacenados en orden cronológico.
• b) Los Libros de Registro de Actas.
• c) El Archivo de Actas.

Se pueden expedir copias certificadas de los expedientes y actas a solicitud de alguna parte interviniente, del Ministerio de Justicia o del Poder Judicial. En caso de destrucción, deterioro, pérdida o sustracción parcial o total de las actas o expedientes, se debe informar al Ministerio de Justicia, quien aplicará su facultad sancionadora establecida en el artículo 19B de la Ley de Conciliación.

La ausencia de la parte invitada en el proceso judicial da lugar a la presunción legal relativa de veracidad respecto a los hechos presentados tanto en el acta de conciliación como en la demanda. Esta presunción también opera en favor del invitado si el solicitante no se presenta. Adicionalmente, el juez impondrá una multa que oscilará entre 2 y 10 Unidades de Referencia Procesal (URP) a la parte que no asistió a la audiencia. Además, la reconvención presentada por un invitado en el ámbito judicial solo será admitida si no conllevó a la conclusión del procedimiento conciliatorio debido a la inasistencia a dos sesiones o a la decisión debidamente fundamentada del conciliador.

Al evaluar la demanda, el juez competente tiene la facultad de declararla improcedente si detecta una evidente falta de interés para actuar legalmente. En contraste, en los procesos judiciales en los cuales la materia está sujeta a conciliación previa, un requisito necesario para la admisibilidad es la presentación de una copia certificada del Acta de Conciliación Extrajudicial.

El Ministerio de Justicia y Derechos Humanos (MINJUS) es responsable de llevar a cabo la acreditación, registro, autorización, renovación, habilitación, supervisión y sanción de los operadores del sistema conciliatorio. El reglamento detalla la manera en que estas facultades serán ejercidas.